Ikuti langkah-langkah ini untuk menciptakan pengalaman orientasi fungsional yang dipersonalisasi yang mempertimbangkan kebutuhan yang berbeda dari karyawan baru Anda serta para pelatih dan manajer perekrutan yang akan mendukung mereka dalam perjalanan mereka.

Langkah 1: Identifikasi Persona Pekerja Baru

Tujuan dari langkah ini adalah untuk melihat gambaran besar dan mengidentifikasi keseluruhan jenis karyawan baru yang akan Anda sambut dan bagaimana kebutuhan mereka mungkin berbeda. Dalam pengalaman kami, anggota tim baru cenderung termasuk dalam kategori berikut:

Baru di dunia kerja. Kelompok ini mencakup lulusan perguruan tinggi, magang, dan individu dengan sedikit atau tanpa pengalaman kerja sebelumnya. Orang-orang ini biasanya membutuhkan pelatihan dan dukungan yang lebih mendalam untuk lebih memahami peran dan tanggung jawab mereka dan bagaimana pekerjaan mereka akan berdampak pada tim dan perusahaan mereka secara keseluruhan.

Baru di perusahaan. Kategori ini terdiri dari individu-individu yang pernah memegang peran serupa di perusahaan yang berbeda. Orang-orang ini seharusnya sudah memiliki pemahaman yang jelas tentang peran, tanggung jawab mereka, dan jenis tugas yang mungkin mereka lakukan. Mereka harus memahami bagaimana tugas ini terlihat di perusahaan Anda.

Baru di departemen. Karyawan internal yang pindah dari departemen dan peran yang berbeda akan disertakan di sini. Karena mereka sudah selaras dengan tujuan dan misi perusahaan secara keseluruhan dan bahkan mungkin memiliki pengalaman dengan beberapa sistem dan alat yang perlu mereka gunakan  orang-orang ini perlu disesuaikan dengan peran, tanggung jawab, dan tanggung jawab khusus mereka. tugas.

Langkah 2: Petakan Apa yang Harus Diketahui dan Dapat Dilakukan oleh Setiap Persona Pekerja Baru, dan Kapan

Kunci dari semua pengalaman orientasi karyawan yang sukses adalah membuat karyawan baru tetap terlibat dan membuat mereka merasa didukung, dan pada akhirnya, produktif. Berharap terlalu banyak dari mereka terlalu cepat, dan mereka bisa kehilangan kepercayaan diri atau merasa bahwa mereka tidak berkembang secepat yang seharusnya. Menahan karyawan baru yang berpengalaman terlalu lama, dan mereka akhirnya bisa merasa frustrasi atau lebih buruk bahwa mereka tidak dipercaya untuk melakukan pekerjaan itu.

Mendapatkan keseimbangan antara dukungan dan kemerdekaan ini tidak harus menjadi usaha besar. Alih-alih, Anda dapat membuat segalanya tetap sederhana dengan mengidentifikasi apa yang harus diketahui dan dapat dilakukan oleh setiap karyawan baru tujuan kinerja mereka dalam beberapa hari, minggu, dan bulan mendatang.

Mulailah pekerjaan ini dengan mendefinisikan seperti apa yang sepenuhnya mahir. Manfaatkan kerangka kerja kompetensi, jika Anda memilikinya! Selanjutnya, identifikasi kapan kompetensi dapat diharapkan dari setiap persona karyawan baru. Anda kemudian dapat bekerja mundur dari sana.

Secara umum, dan tergantung pada perannya, Anda harus mengharapkan karyawan baru yang baru di perusahaan menjadi mahir terlebih dahulu, diikuti oleh mereka yang baru di departemen. Karyawan baru yang baru mengenal angkatan kerja mungkin akan membutuhkan waktu paling lama untuk menjadi mahir sepenuhnya.

Langkah 3: Sejajarkan Aktivitas Orientasi Karyawan Baru Dengan Langkah 2

Meskipun penyelarasan ini mungkin terdengar seperti tugas lain yang menakutkan  terutama jika Anda perlu melakukannya untuk beberapa persona karyawan baru sebenarnya tidak harus demikian. Faktanya, jika Anda melakukan ini dengan benar, Anda hanya perlu melakukan pekerjaan berat untuk salah satu persona perekrutan baru.

Bagaimana? Mulailah dengan persona perekrutan baru yang akan membutuhkan dukungan orientasi paling banyak: baru di dunia kerja. Dengan menggunakan data yang dikumpulkan pada Langkah 2, petakan pelatihan, tugas, dan aktivitas formal dan informal yang dibutuhkan oleh personel baru ini untuk menjadi mahir sepenuhnya dalam peran tersebut. Ini akan menjadi daftar orientasi fungsional utama Anda yang akan Anda edit untuk persona perekrutan baru lainnya. Sebagai contoh:

Untuk persona karyawan baru ke perusahaan: Mulailah dengan daftar master Anda, lalu hapus aktivitas orientasi fungsional yang tumpang tindih dengan pengalaman karyawan baru yang ada (cara melakukan pekerjaan). Pertahankan aktivitas spesifik perusahaan dan kontekstual (bagaimana kami melakukan berbagai hal di sini).

Untuk persona karyawan baru dengan peran baru: Di sini, Anda akan melakukan yang sebaliknya. Dengan menggunakan daftar induk Anda, Anda akan menyimpan aktivitas yang menunjukkan kepada karyawan baru bagaimana melakukan pekerjaan itu. Anda dapat menghapus aktivitas spesifik perusahaan atau kontekstual apa pun yang berlebihan berdasarkan pengalaman karyawan baru di perusahaan.

Langkah 4: Petakan Titik Sentuh Pelatihan

Saya memberi bayangan pada bayangan di awal artikel ini, dan saya ingin meluruskan: membayangi rekan kerja yang berpengalaman adalah salah satu cara terbaik untuk mempelajari tali.

Namun, di mana itu bisa berantakan adalah ketika itu diandalkan sebagai satu-satunya jenis aktivitas orientasi fungsional. Itu juga bisa salah ketika pelatih dibayangi:

Tidak siap untuk atau mengetahui pelatihan.

Tidak dapat diandalkan untuk tersedia kapan pun karyawan baru membutuhkannya.

Untuk menghindari risiko ini, saya merekomendasikan membangun titik kontak pembinaan formal ke dalam rencana orientasi karyawan fungsional.

Bekerja dalam kemitraan dengan para pelatih, gunakan daftar orientasi fungsional utama untuk mengidentifikasi tugas mana yang memerlukan pengawasan atau dukungan dari seorang pelatih—dan beri tanda sesuai dengan itu.

Lihat Langkah 6 dan 7 (di bawah) untuk informasi lebih lanjut tentang memformalkan dan mengomunikasikan poin kontak ini dengan pelatih.

Langkah 5: Petakan Titik Sentuh Manajer Perekrutan

Jika manajer perekrutan merangkap sebagai pelatih dan akan memberikan pelatihan dan pengembangan langsung atau satu lawan satu, ikuti instruksi untuk Langkah 4 dan 5. Jika manajer perekrutan bukan juga pelatih, atur manajer perekrutan titik kontak pada tonggak strategis sepanjang pengalaman orientasi fungsional. Ini biasanya dijadwalkan bertepatan dengan awal atau akhir hari pertama karyawan baru, minggu pertama atau kedua, bulan pertama, bulan ketiga, dan bulan keenam.

Tip: Buat titik kontak dengan tujuan! Hindari membuat titik kontak ini menjadi urusan yang sewenang-wenang. Dalam pengalaman kami, titik kontak yang paling efektif menggabungkan check-in cepat untuk melihat bagaimana segala sesuatunya berjalan dengan tujuan atau sasaran yang jelas.

Apa yang mungkin terlihat seperti ini? Kami baru-baru ini bekerja dengan klien yang titik kontak manajer perekrutannya mencakup campuran:

Diskusi yang dipandu. Percakapan lengkap ini mencakup topik yang direncanakan dan pembuka percakapan. Misalnya, meninjau strategi dan tujuan departemen, program pembinaan dan pendampingan, dan apa yang diharapkan selama tinjauan kinerja.

Item tindakan dan tugas. Sekali lagi, ini harus dicantumkan dengan jelas. Misalnya, mengatur pertemuan dan sapa dengan orang-orang tertentu atau mengatur akses ke sistem dan alat fungsional.

Kegiatan yang dapat diselesaikan bersama. Pastikan untuk menyertakan instruksi yang jelas dan menyediakan tautan ke sumber daya apa pun yang mungkin perlu disiapkan oleh karyawan baru untuk atau menyelesaikan aktivitas, seperti menyelesaikan pernyataan visi pribadi atau mengidentifikasi tujuan pribadi.

Renungkan dan sertakan diskusi, tugas, dan aktivitas yang akan menawarkan nilai terbaik bagi karyawan baru dan manajer perekrutan di setiap langkah di sepanjang pengalaman orientasi fungsional.

Langkah 6: Satukan Semuanya! Buat Peta Perjalanan Pembelajaran Untuk Karyawan Baru, Pelatih, dan Manajer Perekrutan

Jika Anda telah mengikuti langkah-langkah sejauh ini, Anda harus memiliki pemahaman yang jelas tentang:

Persona perekrutan baru yang berbeda dan kebutuhan spesifik mereka

Bagaimana pelatihan dan kegiatan orientasi akan selaras dengan kebutuhan

Kapan dan di mana harus membawa pelatih untuk mendapatkan dukungan

Kapan dan bagaimana manajer perekrutan akan berinteraksi dengan karyawan baru

Yang tersisa untuk dilakukan adalah mendokumentasikan perjalanan orientasi fungsional bersama dengan semua instruksi yang relevan dan tautan ke sumber daya dengan peta perjalanan pembelajaran!

Bagaimana Anda membuat peta terserah Anda! Saran kami adalah tetap sederhana. Gunakan sistem atau alat yang mudah diakses jika ada pembaruan, seperti PDF interaktif, intranet perusahaan Anda, atau bahkan spreadsheet dengan tab untuk setiap pencapaian dalam perjalanan orientasi fungsional (minggu pertama, bulan pertama, tiga bulan, enam bulan). bulan, dll). Idealnya, ini akan menjadi alat yang terlihat oleh semua orang yang terlibat dalam proses orientasi dan memiliki fungsi daftar periksa sehingga tugas dan aktivitas dapat ditandai selesai.

Metode apa pun yang Anda pilih, sangat penting bagi Anda untuk membuat versi untuk setiap persona perekrutan baru serta pelatih dan manajer perekrutan sehingga setiap orang memiliki visibilitas ke—dan akuntabilitas—bagian mereka dalam pengalaman.

Langkah 7: Bawa Semua Orang ke Rencana

Terakhir, dan yang paling penting, Anda harus melibatkan semua orang yang terlibat—pekerja baru, pelatih, dan manajer perekrutan ke dalam rencana orientasi sehingga mereka memahami apa yang diharapkan dari mereka dan kapan.

Mintalah manajer pelatihan dan perekrutan untuk memblokir kalender mereka untuk memastikan mereka siap dan tersedia saat dibutuhkan.